Projeto garante melhoria da produtividade na APAC de Manhuaçu

A APAC está presente em Manhuaçu e viabiliza a recuperação e a reintegração social de condenados. O trabalho interno é intenso. Além de reger todos os movimentos dos recuperandos e das visitas, de administrar recursos financeiros e suprimentos, de gerenciar as atividades educacionais e laborativas, a instituição possui a obrigatoriedade, por lei, a se reportar à Secretaria de Estado de Justiça e Segurança Pública (SEJUSP), ao Tribunal de Justiça, ao Ministério Público e à FBAC (Fraternidade Brasileira de Assistência aos Condenados), responsável em gerir o método APAC.

Muitas dessas tarefas estavam sendo executadas contando puramente com a capacidade intelectual dos colaboradores. Em momentos de grande demanda, ou, na ausência de um colaborador, era perceptível a sobrecarga e o tempo adicional na execução do serviço. Enxergando a necessidade de melhorias, a Presidente da APAC de Manhuaçu, Dra. Denise Oliveira , iniciou, no final de 2019, um projeto para solucionar tais problemas e identificar outros pontos que poderiam melhorar a eficiência da instituição.

A presidente APAC convidou o professor e engenheiro Renan Evangelista, mestre em Engenharia de Produção e autor de dois livros sobre o tema para avaliar os processos e propor melhorias na produtividade. Numa imersão local, desenvolveram as ações. Foram realizadas entrevistas com os colaboradores, a análise de normas e documentos e observadas como as atividades eram executadas. Assim, foi possível mapear os processos de trabalho, identificar os mais críticos e buscar alternativas para otimizá-los.

“O trabalho estava se tornando maçante, desgastando a equipe. Foi uma oportunidade de reflexão de identificarmos como estávamos trabalhando e se algo podia melhorar. Sem interromper as atividades, transformamos e, todos percebem que as atividades agora estão mais dinâmicas.”, disse a Dra. Denise.

Uma das modificações implementadas foi a geração dos relatórios enviados para os diversos órgãos os quais a APAC precisa se reportar. Antes do projeto, o preenchimento era manual e a partir de solicitações para as diferentes áreas. Agora, não existe mais o preenchimento isolado de campos para um relatório. A partir das atividades dos processos de trabalho em cada setor (Atendimento Jurídico, Atendimento Médico, Oficinas, Inspeção, por exemplo), as informações geram os relatórios automaticamente.

Segundo Evangelista, “a filosofia que nos baseamos para este projeto foi o Pensamento Lean para Escritórios. Com origem no Japão, utiliza diferentes técnicas para identificar e eliminar qualquer tipo de desperdício, inclusive aqueles que não enxergamos.”.

O próximo passo do projeto será o desenvolvimento de algumas ferramentas para atender áreas específicas, alinhadas aos processos de trabalho. A partir da essencial participação dos colaboradores, tais processos serão ajustados e preparados para continuamente serem melhorados.

Fonte: Portal Caparaó

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